Chronicals

Het probleem

Voor een eenmanszaak is de kwartaal-BTW een terugkerende last. Niet zozeer de aangifte zelf, maar het verzamelen van alles wat erin moet: de facturen die netjes via Peppol binnenkomen zijn geen probleem, maar de rest, abonnementen, aankopen bij leveranciers zonder e-facturatie, kleine uitgaven verspreid over mailboxen en portalen, moet je met de hand bij elkaar sprokkelen. Tijdrovend, foutgevoelig, en altijd net voor de deadline.

Het proces

We zijn vertrokken van de eenmanszaak zoals ze echt werkt. Chronicals is technisch in staat tot alles tot en met het indienen van de BTW-aangifte. Daarrond hebben we een AI-pijplijn gebouwd die op kwartaaleinde automatisch elke niet-peppol factuur ophaalt: de abonnementen en verspreide uitgaven die anders door de mazen glippen.

De oplossing

Chronicals is een facturatie-app voor eenmanszaken, gekoppeld aan een kwartaaleinde-pijplijn die de niet-peppol facturen zelf verzamelt en klaarzet. Wat via Peppol komt, staat er al; wat verspreid zit, wordt automatisch opgehaald. Op het einde van het kwartaal is het dossier compleet.

De tijdwinst

Uren administratie per kwartaal, teruggewonnen. Het manuele sprokkelwerk, mailboxen doorzoeken, portalen aflopen, abonnementsfacturen terugvinden, vervalt. De ondernemer houdt tijd over voor het werk waar hij wél voor betaald wordt.

Wat er kan mislopen

Bij BTW is de fout duur: een gemiste factuur betekent gemiste aftrek, een verkeerd BTW-tarief betekent een foute aangifte. Een pijplijn die facturen automatisch ophaalt, moet net dáár betrouwbaar zijn. Een gemiste of verkeerd geklasseerde factuur mag niet ongemerkt in de aangifte belanden.

Hoe we dat oplossen

Geautomatiseerde ophaling én validatie, met een menselijke handtekening voor het indienen. De pijplijn verzamelt en controleert, bedragen, tarieven, volledigheid, en flagt wat afwijkt. Maar de aangifte gaat pas de deur uit na expliciete goedkeuring van de ondernemer. De machine doet het sprokkel- en controlewerk; de mens tekent bewust af.