Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 26 oktober 2026

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je deze website bezoekt, ons via het contactformulier of de chat een bericht stuurt, waarom we dat doen, hoe lang we die gegevens bewaren en welke rechten je daarbij hebt. We verwerken je gegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is:

Alpha Station BV, handelsnaam Arkalion, onderdeel van Zuse Group
Sint-Elooistraat 98, 9820 Merelbeke-Melle, België
Ondernemingsnummer en BTW BE 0740.914.803, RPR Gent
E-mail: [email protected]

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat dat voor onze activiteiten niet verplicht is. Met elke vraag over privacy kun je terecht bij [email protected].

Arkalion is een handelsnaam van Zuse Group / Alpha Station BV. De andere merken van de groep hebben elk een eigen website met een eigen privacyverklaring. Deze verklaring geldt enkel voor arkalion.agency.

2. Het contactformulier

Welke gegevens

Via het contactformulier vragen we je naam, de naam van je bedrijf, je e-mailadres en je bericht. Die vier velden zijn verplicht: zonder die gegevens kunnen we je vraag niet behandelen of je niet antwoorden. Je telefoonnummer en het onderwerp van je vraag zijn optioneel; een telefoonnummer geef je enkel op als je liever gebeld wordt. Daarnaast verwerkt onze server bij het verzenden je IP-adres, om misbruik en spam tegen te gaan (zie Cloudflare Turnstile hieronder).

Waarvoor en op welke grond

We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden en, als je dat wenst, een kennismaking of audit in te plannen en een voorstel of offerte op te maken. De rechtsgrond is het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek (art. 6.1.b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen van (potentiële) klanten op te volgen (art. 6.1.f AVG). Het IP-adres verwerken we op grond van ons gerechtvaardigd belang om de website en het formulier te beveiligen.

Wat er met je bericht gebeurt

Je bericht wordt als e-mail bezorgd in onze mailbox [email protected] en tegelijk opgeslagen in Salvation, het CRM van onze groep (zie hieronder), zodat we je aanvraag kunnen opvolgen. Je ontvangt zelf een korte bevestiging per e-mail. We delen je gegevens met niemand anders en verkopen ze aan niemand.

Bewaartermijn

We bewaren je bericht zolang dat nodig is om je vraag te behandelen, en daarna hoogstens één jaar, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt. In dat geval bewaren we de gegevens zolang de samenwerking loopt en zolang de wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld voor de boekhouding) dat vereisen.

3. De chat op de site

Rechts onderaan de site staat een chatvenster. Het draait op Salvation, het platform van onze groep. Wat je in de chat typt en de contactgegevens die je daarin achterlaat, bewaren we om je vraag te beantwoorden en op te volgen, op dezelfde rechtsgrond en met dezelfde bewaartermijn als het contactformulier. De chat plaatst geen cookies voor advertenties of tracking en start pas wanneer je hem zelf opent.

4. Wie verwerkt je gegevens voor ons?

Voor de werking van de website, het contactformulier en de chat schakelen we de volgende diensten in. Ze treden op als verwerker: ze gebruiken je gegevens enkel voor de dienst die ze ons leveren, en niet voor eigen doeleinden.

• Cloudflare, Cloudflare Inc. De website wordt via het netwerk van Cloudflare aangeboden (CDN en bescherming tegen aanvallen). Daarbij verwerkt Cloudflare je IP-adres en technische gegevens van je verzoek in kortstondige toegangslogboeken, voor de beveiliging van de site. Cloudflare Turnstile beschermt daarnaast het contactformulier tegen spam en bots: het verwerkt je IP-adres en technische kenmerken van je browser om te bepalen of je een mens bent, gebruikt geen advertentiecookies en volgt je niet over andere websites. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de website veilig en bereikbaar te houden (strikt noodzakelijk, geen toestemming nodig). Privacybeleid van Cloudflare en privacybeleid van Turnstile.
• Amazon Web Services (Amazon Simple Email Service), Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg. Verstuurt de e-mail met je aanvraag naar onze mailbox en de bevestiging naar jou, vanuit de regio eu-west-1 (Ierland). SES houdt een technisch verzendlogboek bij (aflevering, weigering en, bij de bevestigingsmail, of die geopend werd). Dat logboek wordt na 30 tot 90 dagen verwijderd, volgens de standaardtermijn van de dienst. Rechtsgrond: dezelfde als het formulier. Privacybeleid van AWS.
• Infomaniak Network SA, Genève, Zwitserland. Host onze mailbox [email protected], waarin je bericht terechtkomt. Zwitserland heeft van de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit gekregen: het beschermingsniveau daar geldt als gelijkwaardig aan dat in de EU. Privacybeleid van Infomaniak.
• Salvation (salvation-app.com), het CRM- en chatplatform van onze eigen groep, uitgebaat door Alpha Station BV / Zuse Group en gehost in België. Elke inzending van het contactformulier wordt erin gespiegeld en de chat op de site draait erop, zodat we je aanvraag kunnen opvolgen. Omdat Salvation door dezelfde rechtspersoon wordt uitgebaat, verlaten je gegevens onze organisatie niet. De afspraken over de verwerking staan in de verwerkersovereenkomst van Salvation; privacyvragen over het platform kun je ook richten aan [email protected]. Rechtsgrond: dezelfde als het formulier en de chat.
• Google Analytics 4, Google Ireland Ltd., Dublin. Enkel als je daar via de cookiebanner toestemming voor geeft; zie hieronder.

5. Google Analytics

Met je toestemming gebruiken we Google Analytics 4 om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken: welke pagina's bekeken worden, hoe je op de site terechtkwam, op welk soort toestel, uit welke regio (bij benadering) en welke acties je uitvoert, zoals het verzenden van het contactformulier of het aanklikken van ons e-mailadres. We gebruiken die cijfers enkel om de website te verbeteren.

Google Analytics wordt pas geladen nadat je in de cookiebanner op ‘Akkoord’ klikt. Zonder je toestemming maakt de website geen verbinding met Google en worden er geen analytische cookies geplaatst (Google Consent Mode v2). IP-adressen worden geanonimiseerd, Google-signalen en advertentiefuncties staan uit, en de gegevens worden niet gedeeld voor advertentiedoeleinden. De rechtsgrond is je toestemming (art. 6.1.a AVG). Google bewaart de analysegegevens 14 maanden; daarna worden ze automatisch verwijderd. Privacybeleid van Google.

Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen onderaan deze site. Het intrekken heeft geen gevolgen voor de verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.

6. Cookies

Cookies zijn kleine bestanden of gegevens die een website in je browser bewaart. We gebruiken er zo weinig mogelijk. Bij je eerste bezoek vraagt een banner of je statistische cookies van Google Analytics toestaat. Je kiest tussen ‘Akkoord’ en ‘Enkel noodzakelijke’; beide keuzes staan op dezelfde plaats en zijn even gemakkelijk. Je keuze wordt zes maanden onthouden. Daarna vragen we het opnieuw. Wil je je keuze eerder wijzigen of je toestemming intrekken? Klik dan op ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina; de banner opent opnieuw en je nieuwe keuze vervangt de vorige.

Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de site plaatsen we zonder toestemming; die lijsten we hieronder ook.

Kies je na een eerdere toestemming alsnog voor ‘Enkel noodzakelijke’, dan stopt Google Analytics met meten en ruimt de website de bovenstaande Google Analytics-cookies zelf op.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Google, Cloudflare en Amazon Web Services zijn Amerikaanse bedrijven of maken deel uit van een Amerikaanse groep. Daardoor kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerkt worden, ook al gebruiken we waar mogelijk Europese servers (zoals de AWS-regio Ierland). Die doorgifte is beschermd: de drie bedrijven zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie op 10 juli 2023 een adequaatheidsbesluit nam, en ze hebben daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie ondertekend. Infomaniak verwerkt je gegevens in Zwitserland, dat eveneens over een adequaatheidsbesluit beschikt. Salvation wordt in België gehost.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, en we doen niet aan profilering. De spamcontrole van Turnstile beslist enkel of een formulier technisch verzonden kan worden; lukt dat niet, dan kun je ons altijd rechtstreeks mailen.

9. Je rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die we over je hebben;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of aan een ander te laten bezorgen (overdraagbaarheid);
• bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur je verzoek naar [email protected]. We antwoorden binnen één maand. Als dat nodig is om je identiteit te controleren, kunnen we je om bijkomende informatie vragen.

Ben je het niet eens met de manier waarop we je gegevens verwerken, dan horen we dat graag eerst van jou. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, [email protected], www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. De website is enkel via een versleutelde verbinding (HTTPS) bereikbaar, het formulier is beschermd tegen spam en misbruik, en de toegang tot onze mailbox, Salvation en onze andere systemen is beperkt tot wie ze nodig heeft.

11. Wijzigingen

Wanneer we de website of de diensten die we inschakelen wijzigen, passen we deze privacyverklaring aan. De datum bovenaan toont wanneer dat het laatst gebeurde. Deze versie dateert van 26 oktober 2026.